Kaizen (Kai = Veränderung, Wandel; Zen = zum Besseren 改善; „Veränderung zum Besseren“) bezeichnet eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, in deren Zentrum das Streben nach ständiger Verbesserung steht.
In der Wirtschaft wurde das Konzept zu einem Managementsystem weiterentwickelt. In der Praxis werden die Begriffe Kontinuierlicher Verbesserungsprozess oder Continuous Improvement Process (CIP) synonym verwendet. Es geht bei allen Massnahmen immer darum, das arbeitsteilige Prozesse möglichst tiefen Ausschuss produzieren. Entscheidend für die Umsetzung, ist es sich immer anhand der 10 Regeln zu orientieren. Und wenn man bei 10 angekommen ist, beginnt alles wieder von Vorne.
Regel 1: Stelle den Ist-Zustand in Frage
Ein Versteifen auf das gewohnte Denken kann tödlich sein. Kaizen erwartet von uns, über das gewohnte Denken hinauszugehen. Wenn etwas kaputt ist, wollen wir es reparieren. Aber Auch wenn etwas funktioniert, müssen wir es in Frage stellen und zusehen, wie wir es noch besser machen können.
Regel 2: Frage wie es getan werden kann
Wir müssen von einer „Das-geht-nicht-Haltung“ zur „Wie-geht-das-Haltung“ kommen. Das ist wichtig, um anhaltende Verbesserungen zu erzielen. Wenn alle die „Wie-geht-das-Haltung“ lernen, kann eine Veränderung beschleunigt werden.
Regel 3: Höre auf mit Entschuldigungen
Wenn wir auf einen Fehler oder ein Problem stossen, sollten wir keine Entschuldigungen machen oder andere Leute beschuldigen. Sondern wir müssen vor Ort gehen, um zu sehen,
was wirklich passiert. Kennt der Mitarbeitende seine Arbeit. Gibt es sichtbare Arbeitsstandards? Sind alle Mitarbeitenden unterwiesen? Ist der Arbeitsplatz in Ordnung? Wenn es hier Ungereimtheiten gibt, müssen die Vorgesetzten die Initiative ergreifen und die Probleme korrigieren.
Regel 4: Suche nicht nach sofortigen perfekten Lösungen
Die meisten von uns wollen alles und sofort. Aber sofortige Perfektion ist nicht der Kaizen-Weg. Perfektion ist unser Endziel, aber sie kann niemals mit einer einzelnen Aktion erreicht werden. Unsere Aufgabe ist, wieder und wieder schnelle Verbesserungen zu machen. Diese schnellen Verbesserungen erzeugen eine Dynamik, die schwer aufgehalten werden kann. Das ist das beste Kaizen.
Regel 5: Korrigiere Fehler sofort
Wenn du vor Ort eine Unregelmässigkeit siehst, solltest du alles unternehmen, um die Situation sofort zu verbessern. Warte nicht bis zur nächsten Besprechung oder schreibe es nicht in eine Liste. Oft bedeutet das, eine Übergangslösung zu finden solange bis eine nachhaltige Lösung umgesetzt werden kann. Wenn ein Problem komplexer ist, benötigen wir die Hilfe anderer und müssen die Dinge sauber dokumentieren. Aber wir müssen aufpassen, keine Pläne für Tage oder Wochen aufzustellen, während uns ein Problem Tag um Tag bestraft. Stoppe die Blutung und bringe den Patienten zur Operation.
Regel 6: Gib kein Geld für Kaizen aus
Oft kosten die besten Lösungen überhaupt nichts. Es ist ein Irrglaube, dass neue Geräte oder neue Technologie alle Probleme lösen werden. Wenn du dir wirklich Zeit für das Problem nimmst, kannst du oft die Dinge verbessern ohne einen Cent dafür auszugeben. Wenn alle kostenlosen Alternativen ausgeschöpft sind, kann es leichter begründet werden, wenn doch Geld ausgeben werden muss. In diesem Falle, suche nach einer preiswerten Lösung und übertreibe die Ausgaben nicht.
Regel 7: Weisheit kommt dann, wenn es Schwierigkeiten gibt
Schwere Aufgaben bringen die Leute dazu, sich wirklich Gedanken zu machen, Führung zu übernehmen, die Initiative zu ergreifen und zusammenzuarbeiten. Deswegen weiche Problemen nicht aus und gebe nicht schnell nach – es gibt immer gute Lösungen, wir können sie finden. Gute Lösungen für schwierige Aufgaben sind leichter zu finden wie für leichte.
Regel 8: Frage fünfmal „Warum“ und suche nach der Kernursache
Auch wenn es manchen Leuten Freude macht, mit Werkzeugen zu arbeiten, die keiner versteht – die meisten Probleme erfordern keine komplizierten Werkzeuge. Vielmehr sollten wir fünfmal „Warum“ fragen. Beginne damit beim nächsten Problem, mit dem du zu tun hast. Je besser du die Ursachen für ein Problem verstanden hast, umso leichter ist es dafür wirksame Lösungen zu finden.
Regel 9: Zehn Köpfe sind besser als einer
Einsame Ritter gehören der Vergangenheit an. Egal wie intelligent du bist – wenn du anderen Leuten zuhörst, wirklich zuhörst, beschleunigt das deine Verbesserungsanstrengungen zehnfach. Suche nicht nach dem einen Spezialisten, der dein Problem lösen kann, sondern beginne selbst, zusammen mit deinen Arbeitskollegen nachzudenken und nach Lösungen zu suchen.
Regel 10: Kaizen endet nie
Die Möglichkeiten für Verbesserungen sind unendlich. Kaizen ist eine Einstellung und endet nie. Fall du dich nur an eine von diesen Regeln erinnerst, sollte es diese sein.
Viel Spass, jeden Tag einmal Kaizen zu betreiben.