Wenn ich gefragt werde, was der wichtigste Moment in einem Projekt ist, gibt es für mich zwei Antworten: Das Abschluss-Fest und der Start.
Das Abschlussfest, weil ich in den letzten Jahren lernen musste, dass es sehr schwierig ist, ein solches durchzuführen. Alles gelingt, selbst der Abschlussbericht, aber das Fest kriegen wir aus tausend guten Gründen nicht hin.
Damit wir aber ein Abschlussfest machen können, brauchen wir ein Projekt, das geliefert hat und dann ist der wichtigste Moment der Projektstart! Selbstverständlich ist damit auch die Planungsphase vor dem Start gemeint. Und während des Projekts hilft es, wenn man einen Plan im Plan im Plan hat.
Wenn ich in ein neues Projekt starte, schaue ich mir diese Punkte in den verschiedenen Ebenen besonders an:
Sachebene
Inhalt: Verstehe ich, worum es geht? Habe ich ein inhaltliches Verständnis und finde ich dieses gut. Habe ich Assoziationen zu diesem Thema. Ich verzichte heute darauf nur eine Projekt-Begleitung zu machen.
Ziele und Anforderungen: Definiere klare, messbare Ziele. Die meisten Projekte werden mit Inhalt überladen und schaffen es dann nicht, all das zu liefern. Lieber weniger aufladen und dafür liefern! Wenn diese nicht gründlich und präzise erfasst werden, kann es zu Missverständnissen und Fehlentwicklungen im späteren Verlauf kommen.
Stakeholder-Management: Der Kontakt zu allen relevanten Stakeholdern wird hergestellt. Dies ist wichtig, um ihre Erwartungen zu verstehen und sie aktiv in den Projektverlauf einzubeziehen. Zu den Stakeholdern kommen wir gleich noch einmal in der Kulturebene.
Ressourcenplanung: Es hilft zu wissen, welche Ressourcen benötigt werden. Häufig sind die besten Ressourcen schon überladen. Ich schaue gerne weit im Vorfeld mit solchen Leuten, wann und wie wir sie einbinden können.
Informationsfluss: Ein Dauerthema! Ich sorge dafür, dass alle Teammitglieder und Stakeholder regelmässig und angemessen informiert sind (dailies, weeklys, …). Informationen müssen reibungslos im Team fliessen. Noch wichtiger ich glaube an Transparenz und die Fähigkeit der Menschen, aus Informationen ihre Schlüsse zu ziehen und mache daher so viel wie möglich zugänglich.
Risikomanagement: Im Projektstart werden potenzielle Risiken identifiziert und bewertet. Ich erlebe häufig, dass es darum geht, dass alles Mögliche vorbereitet wird, damit wir dann kein Problem haben, wenn es nicht klappt. Wir müssen ja nicht jedes Mal planen, dass die Ausserirdischen landen.
Festlegung von Meilensteinen und Zeitplänen: Die Projektmeilensteine und der Zeitplan werden festgelegt, wodurch der Fortschritt des Projekts messbar und kontrollierbar wird. Ein realistischer Plan hilft, das Projekt innerhalb der versprochenen Fristen abzuschliessen. Ich starte heute häufig mit einer Phase für das Verstehen, ein Lieferobjekt davon ist dann ein stabiler Plan.
Kulturebene
Kultur: In welcher Kultur wird das Projekt durchgeführt. Ist es eher eine Mission, muss sie gelingen. Oder wollen wir etwas Neues erforschen?
Team-Onboarding: Mir ist wichtig, dass das Projektteam zusammenrückt und das Projekt versteht. Mir ist ein konstruktives, ergebnisorientiertes Mindset wichtig. Ein Schlüssel ist physische Zusammenarbeit, an Projekttagen oder in inspirierenden Offsites oder Aktivitäten, die man nicht jeden Tag macht.
Stakeholder: Ich identifiziere alle Beteiligten und kläre ihre Rollen. Gerne nutze ich dazu Stakeholder-Mapping. Und meistens überwiegt der informelle Teil, den formellen. Also arbeite ich damit.
Motivation und Teamgeist: Ein gut geplanter Projektstart trägt dazu bei, das Team zu motivieren und einen positiven Teamgeist zu entwickeln. Ein engagiertes Team ist produktiver und kann Herausforderungen besser meistern.
Zusammenfassung
Und wer es lieber in einem Video erklärt, bekommen möchte, dem sei das folgende Youtube Video empfohlen.
Wenn der Projektstart vernachlässigt wird oder nicht sorgfältig durchgeführt wird, kann dies zu Problemen im weiteren Projektverlauf führen, die schwer zu beheben sind. Daher ist der Projektstart die Phase, welche die Richtung und den Rahmen für das gesamte Projekt bestimmt.
Gemäss SPOL hilft ein strukturierter Projektstart, die Erfolgschancen um 30% zu erhöhen.
Kurz gesagt: Klare Ziele, starke Planung, effektives Team und flexible Anpassung sind für mich meist der Schlüssel zum pulsierenden Abschlussfest.
Schade ist ja, dass ich normalerweise in Projekten auftauche, wo irgendetwas schiefgelaufen ist und wir meistens nicht von ganz vorne beginnen. Zu diesen Death March Projects, mehr hier.